Privacybeleid
Stichting Nationaal Jeugdfanfareorkest (NJFO) en stichting Vrienden van het Nationaal Jeugd Fanfare Orkest hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit document willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om de privacy van personen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. NJFO en
stichting Vrienden van het Nationaal Jeugd Fanfare Orkest houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in dit privacybeleid;
- verwerking van persoonsgegevens beperken tot de gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene als wij deze nodig hebben voor de verwerking van persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan derden, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van de rechten van betrokken over persoonsgegevens, hen hierop willen wijzen en deze rechten respecteren.
Als NJFO zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Als u na het doornemen van ons privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.
Verwerking van persoonsgegevens van orkestleden
Van de personen die deel uitmaken van het fanfareorkest van NJFO registreren wij de volgende persoonsgegevens:
- Voornaam, eventueel tussenvoegsel en achternaam
- Adres, postcode en woonplaats
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Geboortedatum (in verband met het monitoren van het bereiken van de leeftijdsgrens die geldt voor deelname aan het fanfareorkest van NJFO)
Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt met het oog op de communicatie met de orkestleden. De persoonsgegevens van deze categorie worden door NJFO bewaard zolang de betrokkene deel uitmaakt van het fanfareorkest van NJFO, en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar.
Verwerking van persoonsgegevens van andere muzikanten
Van personen die geen deel uitmaken van het fanfareorkest, maar waarop NJFO een beroep wenst te doen in verband met het indien nodig completeren van de bezetting van het orkest, kan NJFO dezelfde gegevens registreren als van de orkestleden. Dit kunnen gegevens zijn die door de betrokkene zelf zijn verstrekt (bijvoorbeeld door auditanten of voormalige orkestleden), of die via derden tot onze beschikking zijn gekomen. Ook deze gegevens worden uitsluitend gebruikt met het oog op de communicatie met de desbetreffende muzikanten. De persoonsgegevens van deze categorie worden door NJFO bewaard zolang de betrokkene qua leeftijd in aanmerking komt om aan het fanfareorkest van NJFO deel te nemen.
Verwerking van persoonsgegevens van bestuursleden en vrijwilligers
Van bestuursleden en vrijwilligers van NJFO worden voor zover noodzakelijk voor de communicatie met deze personen de volgende persoonsgegevens geregistreerd:
- Voornaam, eventueel tussenvoegsel en achternaam;
- Adres, postcode en woonplaats;
- Telefoonnummer;
- E-mailadres;
- Geboortedatum en -plaats (uitsluitend voor bestuursleden, in verband met registratie bij de Kamer van Koophandel);
- Bankgegevens (uitsluitend in het betaalprogramma van de bank met het oog op uitbetaling van door bestuursleden en vrijwilligers ingediende kostendeclaraties).
Deze gegevens worden bewaard gedurende de periode dat de desbetreffende bestuursleden en vrijwilligers aan NJFO zijn verbonden en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal zeven jaar. Onder vrijwilligers worden zowel vrijwilligers verstaand die een doorlopende functie uitoefenen als die welke voor een incidentele activiteit werkzaamheden voor NJFO verrichten.
Toestemming voor de verwerking van persoonlijke gegevens
Omdat de door ons geregistreerde persoonsgegevens van orkestleden, bestuursleden en vrijwilligers noodzakelijk zijn om met onze leden en vrijwilligers te communiceren en onze activiteiten te kunnen uitvoeren, is het registreren van deze gegevens rechtmatig volgens artikel 6 lid 1 onder f van de AVG, en hoeven wij voor het registreren van deze gegevens geen specifieke toestemming te hebben van de betrokkene, zoals bedoeld in artikel 6 lid 1 onder a van de AVG. Daarom gaan wij er vanuit dat deze personen door het verstrekken van hun persoonsgegevens , er geen bezwaar tegen hebben dat wij deze persoonsgegevens registreren en gebruiken, uiteraard uitsluitend voor zover het de in dit privacybeleid genoemde persoonlijke gegevens betreft en voor de hiervoor genoemde doeleinden. Op onze inschrijfformulieren en dergelijke zullen wij dit kenbaar maken, onder verwijzing naar dit privacybeleid. Wanner iemand bij de informatieverstrekking aan NJFO aangeeft dat hij/zij niet wenst dat zijn/haar persoonsgegevens worden geregistreerd, zullen wij dat niet doen. De betrokkene moet er dan wel rekening mee houden dat het ontbreken van door ons benodigde informatie gevolgen kan hebben voor het orkestlidmaatschap of de deelname aan activiteiten van NJFO. Het bovenstaande geldt ook voor de persoonsgegevens van andere muzikanten die we via henzelf hebben verkregen. Voor de registratie van persoonsgegevens van andere muzikanten die via derden tot onze beschikking zijn gekomen, geldt dat we deze pas verwerken nadat de betrokkene hiervoor schriftelijk of per e-mail toestemming heeft gegeven.
Verstrekking aan derden
Wij verstrekken de door ons geregistreerde persoonsgegevens niet aan derden. Wanneer NJFO een wettelijke verplichting heeft om persoonsgegevens door te geven aan een andere partij, geldt het bovenstaande niet, en zullen wij de gevraagde informatie verstrekken. Tenzij dit wettelijk verboden is, zullen we de betrokkene daarover in voorkomende gevallen informeren. Verder kunnen wij persoonsgegevens delen met derden nadat de betrokken natuurlijke persoon ons daarvoor schriftelijk dan wel via een e-mail toestemming heeft gegeven.
Bewaartermijn
NJFO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens NJFO van persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- De bestuursleden en vrijwilligers van NJFO die toegang hebben tot persoonsgegevens hebben hun computer beveiligd met een wachtwoord, zodat onbevoegden geen kennis kunnen nemen van deze informatie;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- De bestuursleden en vrijwilligers van NJFO zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Datalekken
Een datalek is een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens. Onze beveiliging is er op gericht om datalekken te voorkomen. Wanneer zich desondanks een datalek voordoet, zullen wij voor wat betreft de informatieverstrekking hierover aan de betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens handelen overeenkomstig de AVG.
Rechten met betrekking tot uw gegevens
Betrokkenen hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van hen ontvangen hebben. Verder hebben betrokkenen het recht om de door hen verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan hem/haarzelf of in opdracht van betrokkene direct aan een andere partij. Wij kunnen betrokkene vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor geven aan een dergelijk verzoek.
Klachten
Als u een klacht heeft over de verwerking van persoonsgegevens, vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons privacybeleid vragen of opmerkingen heeft, neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Stichting Nationaal Jeugd Fanfareorkest
Email: email hidden; JavaScript is required